Rapporter - Utskriftsformat

Innehåll - Index - Föreg - Nästa

Rapporter - Utskriftsformat

Det finns flera sätt att skapa rapporter lämpade för olika ändamål. Ibland kanske du bara vill se en rapport på skärmen för att se om formateringen är så som du önskar ha den. Vid andra tillfällen kanske du vill skapa en rapport som skall sändas till någon annan person som en del i ett e-postmeddelande, eller lägga till den i en bokrapport eller något annat dokument. Nedanför beskrivs de olika utmatningsalternativen som finns för rapporter. En del rapporter har alla alternativ tillgängliga, andra har endast en del av dem.

Förhandsvisning
Alla rapporter kan skapas och visas på kärmen innan de skrivs ut eller på annat sätt ändras till andra format. För att förhandsgranska rapports klickar du på . Fönstret Förhandsvisning öppnas och i detta kan du se hela den aktuella rapporten som kan bestå av åtskilliga sidor. (Se Förhandsgranska utskrift för en detaljerad beskrivning på alla alternativ som är möjliga från detta fönster.)

Utskrift direkt på skrivare
Alla rapporter kan sändas direkt till skrivare när de har skapats. För att skriva ut en rapport klickar du på

. Rapporten skickas omedelbart till Din förvalda skrivare. Du kan också skicka en rapport direkt till Din skrivare genom att klicka på Skriv ut i fönstret Förhandsvisning, där Du kan välja mellan flera tillgängliga utskriftsalternativ. (Se Förhandsgranska utskrift för en beskrivning av de alternativ som är tillgängliga från detta fönster.)

PDF
Detta är Adobes® Portable Document Format (PDF). Det är den öppna de facto standarden för elektronisk dokumentdistribution över hela världen. Adobe PDF är ett universellt filformat som bevarar alla typsnitt, formatering, grafik, och färger i källdokumenten. PDF-filer är kompakta och kan delas med andra personer som kan se, navigera och skriva ut dem precis som de är under förutsättning att personen ifråga har Adobe Acrobat® Reader® programvara installerad. Om du inte har Acrobat Reader kan du få det gratis hos:

http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep.html

Detta format är utmärkt att använda för att sända formaterade filer/rapporter som inkluderar bilder etc. Observera dock att mottagarna inte kan ändra något filen eller exportera den till sina egna genealogiprogram.

Skapa en PDF-fil (ingår endast i Deluxe Edition)
För att skapa en PDF-fil måste du först ha rapporten framme i fönstret Förhandsvisning/Skriv ut. Nästa steg är att klicka på Skapa PDF i fönstrets högra sida. du kommer då att, i ett nytt fönster, tillfrågas om ett filnamn och plats där PDF-filen skall sparas. När filen har sparats kan du bifoga denna typ av fil i ett E-postmeddelande. (Se Hur du sänder filer via E-post för mer information.)

RTF - Rich-Text Format
Denna filtyp är utvecklad för att kunna överföra tungt formaterade dokument från en typ av ordbehandlare till en annan. De flesta ordbehandlare kan öppna en RTF-fil och visa den i sin originalutseende fastän den har gjorts i en annan ordbehandlare. I Legacy är det praktiskt att använda detta format när du vill använda din egen ordbehandlare för att ändra eller modifiera en fil, t.ex. när du sammanställer en bokrapport. Koderna för Index och Innehållsförteckning ingår också i RTF-filen så din ordbehandlare kan skapa dessa data och referera till rätt sidnummer.

De flesta textorienterade rapporter i Legacy erbjuder RTF- format. Andra rapporter vilka inkluderar en mängd formatering med rader, linjer och rutor passar inte för denna typ av utskrift.

För att skapa denna typ av rapport, klicka på nära det nedre högra hörnet i rapporter har stöd för denna typ av utskrift. När du gör detta ändras till

. Klicka på denna ikon och du kommer att tillfrågas efter ett filnamn och plats på disken där du sparar denna RTF-fil. Filen kommer att ha ett tillägg i filnamnet med .rtf. När filen har sparats frågar Legacy om du vill öppna den med ditt ordinarie ordbehandlingsprogram, om du vill se den eller arbeta med den.

RTF-filer kan skickas som bilaga till ett E-postmeddelande. (Se Hur du sänder filer via E-post för mer information.)

Det finns ett antal olika RTF- filsspecifikationer på marknaden. Olika ordbehandlingsprogram kommer därför, beroende på typ av ordbehandlare och använd programvaruversion, att översätta de RTF- filer som har skapats av Legacy på lite olika sätt. Rapportformat, index och innehållsförteckning kan komma att variera.

HTML - Hyper-Text Markup Language
Detta är det grundläggande språket för att skapa hemsidor eller sidor som visas i en webbläsare. Om du vill lägga ut en webbsida som skall ses av andra då är detta ett bra sätt att göra det på. Du kan också låta Legacy skapa samliga sidor på Din hemsida. (Se Skapa hemsidor för mer information om hur du gör detta.)

För att producera denna typ format på rapporten, klicka på {bmc i_HTMLChoice.png} i nedre högra hörnet för rapporter som har stöd för denna typ av utskrift. När du gör detta ändras till . Klicka på denna ikon och du kommer att tillfrågas efter ett filnamn och plats på disken där du sparar denna HTML-fil. Filen kommer att ha ett tillägg i filnamnet med .htm. När filen har sparats frågar Legacy om du vill öppna och se den i Din ordinarie webläsare.

En HTML-fil kan skickas med som bilaga i E-postmeddelanden. (Se Hur du sänder filer via E-post för mer information.)

Textfiler
Detta är enkla textfiler utan tillagd formatering. De är utmärkta att sända som E- postmeddelanden och att använda vid liknande behov då inga krav på formattering finns.

För att producera denna typ av rapportformat, klicka på i nedre högra hörnet för rapporter som ger stöd för denna typ av utskrift. Du kan också specificera radbredd på rapporten genom att ändra numret i rutan till höger . När du gör detta ändras till . Klicka på denna ikon och du kommer att tillfrågas efter ett filnamn och plats på disken där du sparar denna text-fil. Filen kommer att ha ett tillägg i filnamnet med .txt. När filen har sparats frågar Legacy om du vill öppna den med ditt vanliga textredigeringsprogram eller om du vill se den eller arbeta med den.

Textfiler kan sändas via e-post som bilaga eller helt enkelt kopieras in i ett e-post.(Se Hur du sänder filer via E-post för mer information.)

Skärmdumpar
Ibland vill du spara det som visas på din bildskärm just nu. Det kan vara en särskild bild på skärmen, antavla, bild eller rapport som visar något intressant och som du vill visa för någon annan. Det finns flera sätt att göra detta på:

Windows PrintScreen - Du kan skicka hela innehållet på skärmen till Windows urklipp genom att trycka på PrintScreen Ditt tangentbord. Detta sparae hela den grafiska bilden av skärmen i Windows urklippshanterare. Om du samtidigt trycker på Alt och PrintScreen sparas det just nu aktiva fönstret i urklippshanteraren som en bitmapfil. Från urklippshanteraren kan du klistra in innehållet på olika platser. Du kan t.ex.öppna Microsoft Paint och klistra in urklippet där och skriva ut det eller till och med göra förändringar i det. Det finns också många andra grafiska program som Du kan klistra in urklippet i. I en del av dessa går det sedan att konvertera bilden till olika filformat t.ex.jpeg, vilket tar mycket mindre plats. Du kan också klistra in skärmdumpen i Din ordbehandlare för att inkludera det i ett dokument eller bara för att skriva ut.

Skärmfångstprogram - Det finns andra program som kopierar den aktuella skärmen, det aktiva fönstret, eller en del av bilden på skärmen och antingen skriver ut innehållet på en skrivare eller bevarar den i Windows urklippshanterare.

Om du söker efter screen capture på Internet kan du hitta många fler program som gör samma sak. En del är gratis och andra tar ut en liten avgift.

Legacyrapporter -När en rapport har skapats i Legacy och du har sett den i Förhandsvisning kan du ladda ner den aktuella rapportsidan till Windows urklippshanterare genom att klicka Kopiera sida till urklippshanterare. När du gör detta frågar Legacy om du vill skapa en bild i liten, medium eller stor storlek. Stora bilder är på mellan 1 och 2 megabyte i storlek, medium på mellan ½ och 1 megabyte, och små från cirka 200 kilobyte till 500 kilobyte (1/2 megabyte). Bilden kan vara kvar i Windows urklippshanterare eller sparas som en grafisk fil på disken. Sedan den sparats, kan den här typen av fil kan skickas via E-post som bilaga. (Se Hur du sänder filer via e-post för mer information.)

9-0153 : 10701 RK